Symbolbild Unternehmensberatung Heinz Dorner
Symbolbild Unternehmensberatung Heinz Dorner
Alles Unternehmen

Prozesse mit Biss optimieren

Berater Heinz Dorner zeigt mit Hilfe der 5S-Methode Optimierungspotenziale von Unternehmen auf.
Berater Heinz Dorner zeigt mit Hilfe der 5S-Methode Optimierungspotenziale von Unternehmen auf.
© fotomek - stock.adobe.com

Mit seinem strukturierten Blick von außen, viel Erfahrung und Empathie unterstützt Unternehmensberater Heinz Dorner Tiroler KMU dabei, effektiver und effizienter zu werden.

In den folgenden Zahlen steckt Zündstoff – der Zündstoff, sich über Veränderungen Gedanken zu machen. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts werden rund 27 Prozent der täglichen Arbeitszeit verschwendet – allein durch schlecht abgestimmte Prozesse und durch fehlende Organisation des Arbeitsplatzes. Auf ein Jahr hochgerechnet heißt das, dass die Angestellten rund 60 Tage unproduktiv sind. 60 Tage!

„Davon verbringen sie allein zwölf Tage mit der Suche nach Informationen oder Arbeitsmaterial. Diese Zahlen sind ernüchternd, machen aber deutlich, wie umfangreich und kostensparend gute Organisation in Unternehmen und bei den Arbeitsprozessen wirkt“, sagt Heinz Dorner.

Heinz Dorner weiß, wovon er spricht. Auf seinem beruflichen Weg hat er zahlreiche „Stationen“ kennen gelernt und hautnah erlebt, wie es in Unternehmen läuft und vor allem wie es besser funktionieren kann. Er hat Wasserinstallateur gelernt, war Beamter und hat auch in einem der größten Industriebetriebe Tirols in verschiedenen Positionen gearbeitet. Dorner hat Teams geführt, Lehrlinge ausgebildet und seinen per se strukturierten Blick permanent geschärft, dass er zu einem Experten in Organisationsentwicklung und Prozessmanagement wurde.

Entscheidende Außensicht

Mit dem vielschichtigen Einblick gelingt ihm die für Veränderungen entscheidende „Außensicht“. Jene Sichtweise also, die notwendig ist, um die oft über Jahre gewachsenen Systeme und Strukturen einer Firma entdecken, analysieren, hinterfragen und gegebenenfalls verändern zu können. „Diese Außensicht ist wichtig, hilfreich und hat einen enormen Mehrwert für Unternehmen“, sagt Dorner und hält fest: „Das haben wir immer schon so gemacht, ist eine der Standardaussagen – daher ist es besonders wichtig, verständlich zu machen, warum und wozu eine Veränderung notwendig ist.“

Die Antwort auf diese Frage kann durchaus in den eingangs erwähnten 60 unproduktiven Tagen im Jahr liegen, einem diffus oder ganz konkret verspürten Druck oder dem von Dorner betonten Umstand, dass die Welt sich verändert. Diese Veränderung ist für Unternehmen zwingend notwendig, wenn sie im Strudel dieser Dynamik nicht untergehen sondern sich den Spaß am Arbeiten und ein profitables Unternehmen erhalten wollen.

Porträtfoto Heinz Dorner
Heinz Dorner

Die Urkraft der Ordnung

„Keiner hat Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat Zeit zum Suchen“, lautet das Motto, das der Tiroler Unternehmensberater bei seinem deutschen Kollegen Jürgen Kurz entlehnt hat. Ein herrlicher Satz, der nur kurz zum Schmunzeln anregt und im nächsten Moment der ehrlichen Eigensicht ein „boah, stimmt“ erregt.

Es gibt wohl gute Gründe dafür, dass die Binsenweisheit „Ordnung ist das halbe Leben“ immer (noch) Bestand hat. In der unternehmerischen Welt ist Ordnung so etwas wie die Schwester der strukturierten Organisation. Und mit einer strukturierten Organisation sowohl des Arbeitsplatzes als auch des Umfelds Verschwendungen beziehungsweise nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie beispielsweise Suchzeiten oder Transporte zu minimieren oder zu eliminieren, ist das Ziel, das Heinz Dorner mit seiner Beratungstätigkeit verfolgt.

Dabei bedient er sich der 5S-Methode, deren fünf namensgebende Säulen aus Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin bestehen. „Die 5S-Methode ist in Handwerksbetrieben, der Administration, der Produktion oder bei Dienstleistungen anwendbar. Diese Methode ist das Fundament für weitere Optimierungen, verbessert und fördert die Zusammenarbeit“, erklärt Dorner. Das Beratungsunternehmen wurde 2012 als Nebentätigkeit gestartet und wird seit Oktober 2021 hauptberuflich ausgeführt.

Besser, effizienter, effektiver

„Passt“ heißt sein Unternehmen, „verstehen, verbessern und voranbringen“ definiert die Vorgehensweise genauer und in diesen drei Worten steckt auch die Dynamik, mit der Dorner kleine und mittlere Unternehmen dabei unterstützt, besser zu werden, effizienter und effektiver.

Derzeit betreut der Unternehmensberater beispielsweise im Auftrag des Qualitäts-Handwerk Tirol rund 80 Handwerksbetriebe im Tiroler Unterland. Die erfolgreiche Initiative der Sparte Gewerbe und Handwerk in der Wirtschaftskammer Tirol verfolgt bekanntermaßen das Ziel, Tiroler Handwerksbetriebe bei der laufenden Verbesserung ihrer Leistungen zu unterstützen. Dieses Ziel ist gewissermaßen auch Heinz Dorners Geschäftsmodell.

Heinz Dorner

Er spricht die Sprache der Unternehmen, kennt die Abläufe und auch die letztlich wertschöpfungsmindernden Probleme, die sich über die Jahre einschleichen oder aufgrund der sich laufend verändernden Rahmenbedingungen ergeben. Dazu bietet er maßgeschneiderte Lösungen an. „Mir ist wichtig, ein Unternehmen stets als Ganzes zu sehen. Die größten Erfolge erzielt man, wenn man die Betroffenen zu Beteiligten macht und es gelingt, gemeinsam mit den Menschen herzuleiten, warum eine Veränderung notwendig ist“, so Dorner.

Gesunde Prozesse

Nur wenn alle Beteiligten – von den Unternehmern beziehungsweise Eigentümern über die Führungskräfte hin zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – an einem Strang ziehen, können betriebliche Prozesse nachhaltig optimiert werden. „Gesunde Prozesse“ sind hier das Stichwort und Dorner erklärt: „Unter gesunden Prozessen verstehe ich Abläufe und ein betriebliches Umfeld, in dem Menschen nicht nur als Produktionsfaktor wahrgenommen werden. Gesunde Prozesse finden dort statt, wo sich Menschen entfalten und entwickeln können und wo man stärkenorientiert arbeitet. Am Ende des Tages zählt die Teamleistung, zählt, wenn der Kunde wieder kommt.“

Der Knackpunkt der Methode liegt darin, die Mitarbeiter zu befähigen, Prozesse selbstständig verbessern und verändern zu können, zu dürfen und zu wollen. Die Erfolgsfaktoren sind den richtigen Zeitpunkt für Veränderungen wahrzunehmen und sich Zeit für Verbesserungen zu nehmen.

Zeit für Verbesserungen

Sich im herausfordernden unternehmerischen Alltag die Zeit zu nehmen, Abläufe zu überdenken und mit den Unordnungen auch große Verbesserungspotenziale zu entdecken, fällt nicht leicht. Häufige scheinbare Argumente gegen das Anstoßen eines Veränderungsprozesses sind beispielsweise: „Wir haben gerade viele Aufträge. Wir sind im Verzug und haben daher keine Zeit. Wir haben zu wenig Fachkräfte. Wir haben Qualitätsprobleme, Kundenreklamationen“, zählt Dorner Aussagen von Unternehmerinnen und Unternehmern auf, die sein Motto bestätigen: „Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“

In dem Zusammenhang regt Dorner zum Nachdenken an: „Stellen Sie sich vor, in Ihrem Betrieb haben Sie fünf Mitarbeitende und jeder sucht täglich ca. 15 Minuten zum Beispiel Werkzeuge, Materialien, Aufträge, Dateien, …. Was glauben Sie wieviel Arbeitszeit verlieren Sie in einem Jahr dadurch? Richtig – 40 Tage!“ Arbeiten Sie schon oder suchen Sie noch?

Weitere Informationen: www.passt.cc

Die Vorteile der 5S-Methode
  • Bestehende Flächen können besser genützt werden.
  • Störungen und Unterbrechungen werden verringert, dadurch wird die Produktivität erhöht.
  • Vorbereitungs- und Umstellzeiten werden verkürzt.
  • Arbeitsplätze werden sicherer und ergonomischer.
  • Mitarbeiter fühlen sich am Arbeitsplatz wohler und sind motivierter.
  • Vereinfachte Koordination und Kommunikation.
  • 5S-Arbeitsplätze benötigen weniger Einarbeitungszeiten.
  • Standardisierung und Verbesserung der Prozesse (Prozess-Stabilität) und Erhöhung der Qualität.
  • Übersichtliche Produktionsabläufe.
  • Verschwendungen werden erkannt und können dadurch beseitigt werden