Symbolbild Geschenke
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Recht praktisch

Geschenke steuerlich optimiert – so geht’s

© Olga Yastremska - stock.adobe.com

Wie können Geschenke für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Kundinnen und Kunden steueroptimiert übergeben werden? Diese Frage stellt sich alle Jahre wieder vor Weihnachten.

Weihnachten steht vor der Tür und viele Unternehmer wollen sich gerne bei ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die geleistete Arbeit das ganze Jahr hindurch und auch bei ihren treuen Kundinnen und Kunden mit Aufmerksamkeiten bedanken. Damit das Weihnachtsgeschenk steuerlich bestmöglich gestaltet wird, soll es beim Beschenkten steuerfrei und beim Unternehmer steuerlich absetzbar sein. In diesem Zusammenhang muss unterschieden werden, ob es sich um Geschenke an Mitarbei-terinnen und Mitarbeiter oder an Kundinnen und Kunden handelt, weil hierfür unterschiedliche steuerrechtliche Kriterien gelten.

Lohnsteuer

Ist der Geschenkempfänger ein Mitarbeiter, dann befinden wir uns hier im Bereich der Sachbezüge. Der Lohnsteuer unterliegen nicht nur Löhne/Gehälter, sondern nach § 15 EStG alle anderen geldwerten Vorteile, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält. Ausnahme: Geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und die dabei empfangenen Sachzuwendungen sind lohnsteuerfrei.

Für die Lohnsteuerfreiheit ist folgendes zu beachten:

Sachzuwendungen sind bis maximal 186 Euro jährlich pro Mitarbeiter steuerfrei. Bereits erhaltene Sachgeschenke aus einem anderen Anlass (z. B. Ostern, Betriebsausflug) sind dabei zu berücksichtigen. Sachzuwendungen für Dienst- und Firmenjubiläum hingegen nicht, hierfür gibt es eine eigene Befreiung von zusätzlich 186 Euro pro Jahr.

Die Abhaltung einer Betriebsveranstaltung (z. B. Weihnachtsfeier) zur Übergabe der Geschenke ist für die Steuerfreiheit der Sachzuwendung nicht erforderlich. Gibt es eine Feier, wird der Vollständigkeit halber darauf hingewiesen, dass der geldwerte Vorteil aus der kostenlosen Teilnahme (z. B. für Weihnachtsessen und Getränke) bis zu 365 Euro pro Mitarbeiter im Jahr steuerfrei ist. Geldwerte Vorteile, die bei anderen Betriebsveranstaltungen (auch bei Firmen- und Dienstjubiläen, Betriebsausflügen usw.) gewährt wurden, sind miteinzurechnen. Der übersteigende Betrag unterliegt der Lohnsteuer.

Durch die Corona-Krise können Betriebsveranstaltungen von Arbeitgebern für ihre Mitarbeiter oft nicht stattfinden. Die damit zusammenhängende Steuerbefreiung des geldwerten Vorteils für Arbeitnehmer in der Höhe von 365 Euro pro Jahr soll aber nicht verloren gehen. Arbeitgeber können daher ihren Mitarbeitern Gutscheine bis max. 365 Euro steuerfrei gewähren, wie dies bereits im Vorjahr der Fall war.  Die Gutscheine müssen zwischen November 2021 und Jänner 2022 ausgegeben werden.

Wichtig: Steuerfrei sind nur Sachzuwendungen! Dazu gehören auch Gutscheine und Geschenkmünzen, welche nicht in Bargeld abgelöst werden können. Goldmünzen bzw. Golddukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht, werden ebenso als steuerfreie Sachzuwendungen anerkannt.

Wichtig: Wird dem Mitarbeiter Geld geschenkt, dann ist dies stets lohnsteuerpflichtig! Die individuelle Belohnung eines Mitarbeiters darf nicht der „Grund“ für die Sachzuwendung sein. Es muss sich um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus bestimmten Anlässen (z. B. Weihnachten, Firmenjubiläum) handeln. Die Geschenke können als Betriebsausgaben (freiwilliger Sozialaufwand) geltend gemacht werden.

Umsatzsteuer

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, ausgenommen sind lediglich Aufmerksamkeiten von geringem Wert. Voraussetzung für das Vorliegen einer Umsatzsteuerpflicht ist, dass das Geschenk beim Einkauf zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Einkaufspreis bzw. die Selbstkosten.

Kundengeschenke

Weihnachtsgeschenke für Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der Regel nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Derartige Kosten fallen unter den so genannten „nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwand“. Kundengeschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden, können sehr wohl als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Geschenke dazu geeignet sind, eine entsprechende Weberwirkung zu entfalten. Diese geeignete Wirkung ist beispielsweise dann gegeben, wenn die Gegenstände mit der Firmenaufschrift oder dem Firmenlogo versehen sind.

Auch Geschenke an Kundinnen und Kunden unterliegen der Umsatzsteuer, wenn für den Einkauf ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich ist. Ausgenommen von der Umsatzsteuer sind Geschenke von geringem Wert und die Abgabe von Warenmustern für Zwecke des Unternehmens. Waren von geringem Wert liegen vor, wenn die Grenze von 40 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht überstiegen wird.

Wichtig: Die an einen Empfänger pro Kalenderjahr abgegebenen Geschenke dürfen diese Grenze nicht übersteigen! Aufwendungen bzw. Ausgaben für geringwertige Werbeartikel (wie Kugelschreiber o. ä.) können hierbei vernachlässigt werden und sind nicht in die 40-Euro-Grenze miteinzubeziehen.

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Expertentipp von Mag. Thomas Karner
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Betrag für Sachzuwendungen nutzen

Bei bloßen Geldgeschenken oder Gehaltserhöhungen geht circa die Hälfte über Lohnsteuer und Lohnnebenkosten direkt an den Staat und somit an der Mitarbeiterin und am Mitarbeiter vorbei. Nützen Sie daher alle Möglichkeiten, um Ihren Mitarbeitern steuerfrei Werte zukommen zu lassen. Die 186 Euro für Sachzuwendungen sind eine großartige Möglichkeit. Aber auch ein Geschenk an Kundinnen und Kunden das Werbewirkung entfaltet, reduziert als Betriebsausgabe Ihren Gewinn und bereitet dem Empfänger zudem Freude.

Rückfragen:
Wirtschaftskammer Tirol
Wirtschaftsrecht, Steuerrecht und Umwelt
Mag. Thomas Karner
T 05 90 90 5.1111
E rechtsservice@wktirol.at
W www.WKO.at/tirol/steuern

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